Onboarding – Så får du nya medarbetare att trivas och prestera från dag ett

En välplanerad onboarding kan göra hela skillnaden – både för engagemanget, trivseln och hur snabbt din nya medarbetare kommer in i rollen. Trots det är det många arbetsgivare som underskattar betydelsen av ett strukturerat introduktionsprogram.

‍

I den här artikeln går vi igenom vad onboarding innebär, varför det är så viktigt och hur du skapar en onboardingprocess som verkligen fungerar – både på kort och lång sikt.

‍

Vad är onboarding?

Onboarding är den process som sker när en ny medarbetare introduceras till sin roll, teamet och företagskulturen. Det handlar inte bara om att lära sig arbetsuppgifterna – utan om att känna sig välkommen, förstå förväntningarna och snabbt bli en del av helheten.

‍

En bra onboarding:

• Skapar trygghet och engagemang
  
  
• Ger tydlighet i mål och arbetsuppgifter
  
  
• Stärker företagets kultur och värderingar
  
  
• Minskar risken för tidiga uppsägningar

‍

Preboarding

Onboardingprocessen delas ofta upp i olika faser – där preboarding är det första steget. Om onboarding syftar på allt det som sker när den nyanställda kliver in genom dörren, fokuserar preboarding på det som sker innan första arbetsdagen.

‍

I sin grund handlar det om att bygga relationen, skapa trygghet och ge praktisk information redan innan start. I praktiken kan det handla om att skicka välkomstmaterial, bjuda in till ett digitalt möte med teamet eller låta den nya kollegan följa med nästa after work. Målet är att den nya medarbetaren ska känna sig förberedd och välkommen när onboardingen väl börjar.

‍

Digital onboarding

I takt med att allt vi arbetar mer digitalt och mer på distans har det som brukar kallas för digital onboarding blivit en allt mer naturlig del av introduktionsprocessen. Digital onboarding handlar egentligen om att skapa precis samma upplevelse av välkomnande, tydlighet, engagemang och känsla av tillhörighet – men på distans. 

‍

Varför är onboarding så viktigt?

Första intrycket sätter tonen för hela anställningen. En otydlig eller bristfällig introduktion kan leda till osäkerhet, missförstånd, ineffektivitet – och i värsta fall till det som på branschspråk brukar kallas för rookie-turnover. Det vill säga att den nyanställde slutar inom ett år. Med en genomtänkt onboarding lägger du i stället grunden för ett tryggt och engagerat medarbetarskap – och för ett långsiktigt samarbete som gynnar båda parter.

‍

Forskning visar exempelvis att företag med strukturerade onboardingprogram:

‍

• Har högre medarbetarengagemang
  
  
• Minskar tiden till full produktivitet
  
  
• Ökar sannolikheten för att medarbetaren stannar kvar

‍

Enligt SHRM (Society for Human Resource Management) kan företag med strukturerade onboardingprogram få upp till 82 % högre medarbetarengagemang – tack vare att nya medarbetare känner sig tryggare, mer delaktiga och förstår sin roll tydligare.

‍

Enligt en rapport från Bain & Company når medarbetare med strukturerad onboarding också full produktivitet betydligt snabbare än de som onboardas informellt – ofta flera veckor tidigare.

‍

Dessutom visar siffror från Glassdoor att hela 69 % av nyanställda stannar kvar i tre år eller mer – om de får en bra introduktion till sin nya arbetsgivare och arbetsplats.

‍

Företag som prioriterar onboarding ser alltså resultat i både prestation och lojalitet. Det är med andra ord inte bara en HR-rutin – det är en strategisk investering i framtiden.

‍

Så lyckas du med din onboarding – 6 konkreta steg

Att lyckas med onboarding handlar till stor del om att överföra kunskap, rutiner och kultur – och samtidigt ge den nya medarbetaren möjlighet att ta in allt i sin egen takt. Svenskens bästa uttryck lagom är bäst är minst sagt relevant även i den här situationen. För mycket information på en gång riskerar att skapa förvirring eller stress. För lite kan leda till osäkerhet. Nyckeln är balans: en strukturerad plan, uppdelad i tydliga steg, med utrymme för både reflektion och egen inlärning.

‍

Med det sagt – här är sex konkreta steg för att skapa en onboarding som ger effekt:

‍

1. Sätt tonen redan innan första dagen (preboarding)

En bra onboarding börjar redan innan första arbetsdagen. Skicka ett välkomstmail med praktisk information, boka in relevanta introduktioner och ge tillgång till eventuella inloggningar eller system. Det minskar oro och gör att den nyanställda känner sig välkommen redan från start. En kort hälsning från teamet, eller en inbjudan till en afterwork kan också göra stor skillnad.

‍

2. Skapa en trygg och professionell första dag

Första dagen sätter tonen för hela anställningen. Se till att någon möter upp, att skrivbord, dator och inloggningar är redo – och att det finns ett tydligt schema för dagen. Presentera personen för kollegor, visa runt och håll första dagen lättsam men strukturerad. Glöm inte fika eller lunch – det sociala är minst lika viktigt som det praktiska.

‍

3. Ha en tydlig plan för första veckorna

Skapa en onboardingplan eller checklista med vad som ska hända de första veckorna. Vilka personer ska introduceras? Vilka system ska gås igenom? Vad blir första arbetsuppgiften? Och när sker första feedbacksamtalet? En tydlig struktur skapar trygghet, och visar att ni tar introduktionen på allvar. Gör gärna planen synlig för både chef och nyanställd.

‍

4. Introducera kultur och värderingar tidigt

Onboarding handlar inte bara om vad man gör, utan hur man gör det hos er. Berätta om företagets historia, värderingar, förväntningar och samarbetskultur. Det hjälper den nya medarbetaren att förstå sammanhanget och hitta sin plats i organisationen. 

‍

5. Följ upp, återkoppla och var tillgänglig

Se till att det finns en plan för kontinuerliga avstämningar, både informellt och formellt. Efter första dagen, första veckan, och första månaden. Fråga hur det går, vad som fungerar och vad som känns oklart. Återkoppling är inte bara viktigt för utveckling – det visar också att ni bryr er.

‍

6. Anpassa efter individens behov och roll

Alla medarbetare är olika. Vissa har lång erfarenhet och vill snabbt ta ansvar, andra behöver mer tid att landa. Anpassa onboardingen efter personens bakgrund, lärstil och roll i organisationen. Onboarding ska vara strukturerad – men inte stel. Fråga vad som behövs för att den nya medarbetaren ska trivas och prestera.

‍

Hur lång är en onboarding?

Onboarding är inte något som görs klart på en vecka – och det är heller inte meningen. Även om den praktiska introduktionen ofta är avklarad inom de första veckorna, brukar man räkna med att en fullständig onboarding kan ta upp till ett år. Det handlar inte bara om att lära sig arbetsuppgifterna – utan om att verkligen komma in i kulturen, förstå de interna strukturerna och känna sig som en naturlig del av teamet.

‍

Hur lång tid det tar exakt beror såklart på många faktorer: som hur komplex rollen är, hur stor organisationen är, och inte minst vilken tidigare erfarenhet den nyanställda har. Det viktiga är att ha realistiska förväntningar – och att skapa en onboardingplan som sträcker sig längre än bara de första dagarna. Att det tar tid att bli varm i kläderna är inte ett tecken på att något är fel. Tvärtom – det är helt naturligt.

‍

Behöver ni hjälp att hitta rätt medarbetare?

På Isaksson Rekrytering hjälper vi företag inom bygg, teknik, fastighet, energi och infrastruktur att hitta rätt kandidater – och behålla dem. Vi vet hur avgörande en bra start är – och vi stöttar både er och kandidaten genom hela processen, från första kontakt till framgångsrik onboarding.

‍

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa just er?

Läs mer om våra rekryteringstjänster eller kontakta oss direkt – så tar vi det därifrån.

‍

{{kontakt-banner}}