Digital onboarding – så lyckas du på distans

Allt fler arbetsplatser har idag ett flexibelt arbetssätt, där medarbetare delvis eller helt jobbar på distans. Det ställer såklart nya och svårare krav på onboardingen av nyanställda. En genomtänkt digital onboarding är avgörande för att få nya medarbetare att känna sig välkomna, engagerade och redo att bidra – även på håll.

‍

I den här artikeln går vi igenom:

• Vad digital onboarding innebär
  
  
• Vanliga utmaningar – och hur du undviker dem
  
  
• Praktiska tips som stärker teamkänslan och bygger trygghet
  
  
• Hur du följer upp och mäter onboarding digitalt

‍

Vad är digital onboarding?

Digital onboarding är processen att introducera nya medarbetare till företaget, arbetsuppgifterna och kulturen – men helt eller delvis från distans. Det innebär att delar av eller hela onboardingen sker digitalt, ofta via videosamtal, e-learning, interna plattformar och andra digitala verktyg. Målet är detsamma som i traditionell onboarding: att medarbetaren snabbt ska känna sig trygg, förstå sin roll och börja bidra.

‍

Utmaningar med digital onboarding

Att onboarda på distans kan vara utmanande – särskilt när det gäller att skapa relationer och få medarbetaren att känna sig som en del av teamet. Här är några vanliga fallgropar:

‍

• Otydlighet i förväntningar
  När kommunikationen sker digitalt ökar risken för missförstånd om mål, ansvar och prioriteringar.
  
  
• Bristande struktur
  Utan en tydlig plan blir det lätt rörigt, ännu mer så när onboardingen sker digitalt. Det kan snabbt leda till att den nyanställde kan känna sig överväldigad.När man onboardas på distans missar man det naturliga småpratet och de spontana frågorna som ofta uppstår i ett fysiskt kontor. Det kan göra att man känner sig ensam, har svårt att komma in i kulturen – och drar sig för att ställa frågor som egentligen är enkla men viktiga.
  ‍
• Isoleringskänsla
  När man onboardas på distans missar man det naturliga småpratet och de spontana frågorna som ofta uppstår i ett fysiskt kontor. Det kan göra att man känner sig ensam, har svårt att komma in i kulturen – och drar sig för att ställa frågor som egentligen är enkla men viktiga.

‍

Så lyckas du med digital onboarding – 8 konkreta tips

‍

1. Sätt förväntningar från start

En bra digital onboarding ringas in av tydlighet, särskilt när det kommer till förväntningar. Hjälp den nyanställda att snabbt få en klar bild av sin roll, vad som förväntas i det dagliga arbetet och vad ni gemensamt strävar mot. Gå även igenom företagets mål, värderingar och hur teamet samarbetar. När förväntningarna är tydliga från start blir det lättare för den nya medarbetaren att känna trygghet, ta initiativ – och komma igång snabbare.

‍

2. Ha en tydlig plan för de första veckorna

I en digital onboarding är struktur A och O. Skapa en konkret plan för den första tiden – gärna vecka för vecka under den första månaden. Sätt upp vilka möten som ska hållas, klargör vem som ansvarar för vad, och vilka utbildningar eller introduktioner som bör ske när. Lyft också fram viktiga kontaktpersoner och boka in digitala möten med dem direkt. Det skapar trygghet, sparar tid – och gör det lättare att komma in i arbetet.

‍

3. Skapa en trygg och välkomnande start

En bra onboarding börjar redan innan första dagen – med det som brukar kallas för preboarding. Se till att teknik, inloggningar och eventuella system är på plats i god tid, så att allt fungerar direkt från start. Skicka gärna ett fysiskt välkomstpaket eller ett personligt mejl – små gester gör stor skillnad på distans. Bjud också in till en digital fika eller introduktion redan första dagen, så att den nyanställda känner sig sedd, förberedd och välkommen från första stund.

‍

4. Använd en mentor eller “buddy”

Tilldela en person som är tillgänglig för frågor, förklaringar och informella samtal. Det skapar trygghet och hjälper nyanställda att snabbare förstå både det sociala och det praktiska.

‍

5. Utnyttja digitala verktyg smart

Digitala verktyg kan göra stor skillnad – om de används rätt. Dela skärm vid genomgångar av system och rutiner för att underlätta förståelsen. Spela gärna in introduktioner så att den nyanställda kan gå tillbaka och repetera i egen takt. Skapa också ett lättillgängligt e-learning-bibliotek med viktiga dokument, mallar och instruktioner – det skapar struktur och kommer att spara tid för alla inblandade.

‍

6. Bygg kultur digitalt

Att bygga en stark företagskultur kräver mer än bara värdeord – särskilt när onboarding sker digitalt. Dela vardagliga uppdateringar, små segrar och interna händelser i era kommunikationskanaler för att skapa sammanhang. Låt medarbetare presentera sig själva med personliga inslag som intressen, drivkrafter eller favoritprojekt – det kommer att göra det lättare för den nya medarbetaren att känna sig inkluderad. 

‍

7. Låt onboarding ta tid och sätt långsiktiga milstolpar

Att bli en del av en organisation handlar om mer än att förstå sina arbetsuppgifter. För att verkligen komma in i rollen och företaget behövs tid. Planera onboardingprocessen i flera faser – t.ex. med mål för 3 månader, 6 månader och 12 månader. Sätt upp vad medarbetaren ska ha uppnått eller förstått vid varje milstolpe, och följ upp med samtal. På så vis bygger du ett långsiktigt lärande som fungerar även på distans.

‍

8. Följ upp ofta – både i det stora och lilla

Kontinuerlig uppföljning är avgörande för en lyckad digital onboarding. Särskilt under de första veckorna bör du boka in täta check-ins för att stämma av både hur medarbetaren mår och hur arbetet fungerar i praktiken. Det kan handla om allt från större strategiska frågor till mindre detaljer som skapar onödig friktion i vardagen. Visa att du är lyhörd, justera onboardingplanen vid behov – och säkerställ att den nya medarbetaren får rätt förutsättningar att trivas och utvecklas.

‍

Digital onboarding tar tid – och det är okej

Att känna sig som en del av en ny organisation tar tid – särskilt på distans. Det viktiga är att du som arbetsgivare tar ansvar för att skapa trygghet, struktur och dialog. Många misstag kan undvikas bara genom att vara tillgänglig, uppmärksam och öppen för feedback.

‍

Rätt kandidat är bara början – vi hjälper er hela vägen

På Isaksson Rekrytering hjälper vi företag inom bygg, teknik, fastighet, energi och infrastruktur att hitta rätt medarbetare – och ge dem bästa möjliga start. Vi vet hur mycket en lyckad rekrytering påverkar helheten, och vi finns med hela vägen: från första kontakt till att er nya kollega är på plats, engagerad och redo att bidra.

‍

Vill ni veta hur vi kan hjälpa just er?

Läs mer om våra rekryteringstjänster eller kontakta oss direkt, så tar vi det därifrån.

{{kontakt-banner}}